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::: 溝通方式 - 教育百科

詞條名稱:溝通方式

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國家教育研究院辭書
基本資料
英文: Communication Type
作者: 俞依秀
日期: 1995年12月
出處: 圖書館學與資訊科學大辭典
辭書內容
名詞解釋:
  溝通在任何管理功能中都是一項相當重要的技巧,是組織中聯結人們達成任務的方法。透過組織中人員的相互溝通,管理者不但可順利下達政策與命令來推動組織的整體運作,且可提供組織中的成員相互交換意見,抒發情感,以滿足人際上的需求。因此溝通在組織中的地位,就像血液在人體一般,經由溝通使資訊順利的流通,如此一個組織才能正常運作,發揮效率。
  溝通的方式或稱溝通的管道大致可分為3種類型,一為書面,二為口頭,三為非言語的溝通;在組織中這3種型態的溝通都扮演著很重要的角色,並有其優缺點。
  (一)書面溝通(Written Communication)
  在大型或地區分散的組織內,書面溝通為主要的溝通方式,也是組織中傳達命令最常使用的正式管道。一般而言,書面溝通的形式有:正式的公文、通告、備忘錄、公報、布告、刊物、專題報導、員工手冊、工作說明書、會議紀錄、建議書及各種意見調查等。書面溝通的優點有:(l)提供永久性且一致性的紀錄,可供日後參考、查閱;(2)較具正式性;(3)與口頭溝通相比,由於經過事前的縝密思考,錯誤較少:(4)可傳遞較仔細且複雜的訊息。書面溝通亦有許多缺點,如:(l)若文字使用不當,會使訊息變得混淆不清,造成嚴重的錯誤。(2)有些訊息難以用文字表達或界定清楚;(3)書面文件大都有時效性,須經常更新,費時且費錢;(4)書面溝通最大的缺點就是少有提供立即回饋的機會,以澄清混淆不清的訊息。
  (二)口頭溝通(Oral Communication)
  在小型的組織中,較常使用的是非正式的口頭溝通。口頭溝通的型式有:晤談、口頭報告、討論會、會議、演講、電話聯繫及部門之間的協調和諮商會談等。其優點有:(l)可提供立即的回饋及澄清的機會,是解決衝突的好方法;(2)可迅速詳盡的交換意見,適用於觀念上的意見交流,尤其是上司與部屬的意見交換;(3)除言語的交流外,尚可利用肢體語言來加強溝通。口頭溝通的缺點是:(l)易造成誤解和遺忘;(2)沒有紀錄難以保存;(3)雖然一般而言,口頭溝通比書面溝通來的快,但若參與溝通的人太多時(如會議),卻變得非常費時。
  (三)非言語溝通(Nonverbal Communication)
  凡是書面和口頭溝通以外的任何溝通方式皆屬於非言語的溝通,其中以肢體語言最具代表性。非言語的溝通可以提供觀察者許多暗示,通常用來加強或補充口頭溝通的不足。但管理者必須注意的是非言語溝通不可和口頭溝通產生矛盾,否則容易產生溝通障礙。
資料來源: 國家教育研究院_溝通方式
授權資訊: 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出