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::: 訂購程序 - 教育百科

詞條名稱:訂購程序

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國家教育研究院辭書
基本資料
英文: Order Routines
作者: 石美玉
日期: 1995年12月
出處: 圖書館學與資訊科學大辭典
辭書內容
名詞解釋:
  訂購程序通常指由接到讀者推薦書單至書籍採購到館其間之作業流程。訂購不含書籍之選擇作業,大部分之採購作業皆由圖書館之助理人員負責,館員僅負責決策問題。館員負責書商之選擇、經費控制及支付問題,助理負責訂單之繕打、訂單之編碼及最後之歸檔。
  整個程序如下:
  (一)查證書目資料:推薦書單上之書名、作者、出版者、出版年、版次、訂購數量、國際標準圖書號碼必須正確無誤地提供書商,否則非常有可能採購非推薦者需要之書。
  以採購英文書而言,可資利用之工具有[Books in Print],[Cumulative Book Index]等之紙版本或光碟書目性產品資料,出版商目錄或OCLC等書目供應中心網路。
  (二)核對複本:首先核對館內目錄,藉以了解是否館藏已有該書,其次核對訂購中訂單檔、已收到書檔以及待編目書檔等。
  (三)核算經費:將欲訂購書單款額與經費編列款額相較,必要時得按訂單需求之優先順序予以刪減。
  (四)選擇書商:衡量館內之經費及人力以決定直接向出版商訂購或委託代理商訂購。書商之選擇必須考慮:(1)書商給予折扣多寡(2)書商是否提供快捷、正確服務(3)書商能否配合館內各項訂購要求。
  (五)繕打訂單:按經費分配、指定書商、書名等各項需求以編排、繕打訂單。訂單之編號最好能標示出經費年度、指定書商等訊息。
  (六)寄發訂單:必須於訂單上簽名、附上一封信詳細說明需要書商配合及注意事項。各館之需求不一,任何和訂單之付款及寄運有關事項皆可註明於上。訂單可以信件、或由磁帶、電傳等方式寄給書商。前者方式較普遍,後兩者則漸受歡迎。
  (七)催缺事宜:訂單發出後,如果出版商一個月內,代理商三個月內仍未寄出發票,必須進行催發票事宜。發票收到兩個半月至三個月未收到書,則需進行催書事宜。收到書後必須仔細檢查,若有任何缺頁、損毀情形,必須立即通知書商更換補寄。
  (八)核對發票、登記訂單狀況:訂單寄發後,書商將陸續寄發票單狀況(Status Report)到館。館員宜立即做成紀錄,同時採取各種因應措施。
  (九)付款事宜:視各館與書商之協議而定。有些書商要求預付款,有些書商同意圖書館於書到館後付款,有些則要求書款累積至某一數額付款。
  (十)登錄編目:書到館後,經點驗無誤,加蓋館章及登錄號,並登錄後,送至編目組編目。
  書籍編目之後,館員將立即通知推薦者到館借閱。訂購作業至此結束。
資料來源: 國家教育研究院_訂購程序
授權資訊: 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出