:::
採訪檔 - 教育百科
採 | |
訪 | |
檔 |
國家教育研究院辭書
基本資料
英文: | Acquisitions Files |
作者: | 俞依秀 |
日期: | 1995年12月 |
出處: | 圖書館學與資訊科學大辭典 |
辭書內容
名詞解釋: 圖書館的採訪工作是一項持續不斷的業務,為使前後的工作能在完整的情況下作業,凡有關訂購的資料都應做成紀錄,加以分類、整理、歸檔,以便採訪工作的順利進行。 採訪檔依使用的目的與排列方式不同,又可分為下列幾種檔案: (一)訂購檔(Order File):此為正在訂購中的各種圖書資料紀錄,依書名或著者排列,供日後採訪圖書之查考。 (二)處理中檔(In-Process File):此檔為圖書已到館但尚在編目處理中的一項紀錄。通常依書名或著者排列,是訂購紀錄中重要的一項。 (三)介購檔(Requested File):即由館員或選書委員及讀者所推薦的欲購書單,依書名或類別排列,以便館員查核書目應用。 (四)長期訂購檔(Standing Order File):圖書館中有許多資料並非一次出齊,而是分批陸續出版,如叢書或大部頭參考書。為了訂購作業的方便與保持資料的完整性,常為這些特殊狀況的資料另訂一個長期訂購檔或稱續訂檔。 (五)催詢檔(Claim File):訂購時不僅要催詢逾期未到的資料,還包括訂正所有訂購時可能發生的錯誤。催詢檔是為控制整個採購作業確實完成的一項紀錄。 (六)訂購號碼檔(Order Number File):圖書館為了簡化作業,給予每一本訂購資料一個訂購號碼。由訂購號碼組成的檔可供來往信件的查核、檔案管理及經費控制時成為檢索點。 (七)出版商及代理商目錄:此乃將出版商或代理商的各種出版消息加以匯集,有助於了解最新的出版消息及出版商或代理商的各種資訊。 (八)訂購函件檔(Correspondence File):凡圖書館與出版商或代理商之間來往的信件、合約及各類通知應建檔,以便隨時查閱。此檔可以用來評估代理商的效率及能力;更可提供圖書館人員撰寫各種信函時的參考。 (九)發票檔(Invoice File):此為代理商或書商為圖書館購到該書時所寄的收據,可用來核對圖書之用,並確定那些資料已付款,做為經費核算之用。 除了上述各類檔案外,尚有交換檔、贈送檔或是經費控制檔等。完善而正確的檔案紀錄可控制整個採訪過程,避免錯誤及重覆訂購的發生,以提升服務品質。但維護這些檔案需花費相當多的時間、人力和成本,究竟採訪部門應維護那些檔案才算足夠,則應視圖書館的大小、人力、採訪程序及採購資料多寡各種因素而定。 |
|
資料來源: | 國家教育研究院_採訪檔 |
授權資訊: | 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出 |
貓頭鷹博士