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檔案保存年限區分表 - 教育百科
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國家教育研究院辭書
基本資料
| 英文： | records schedules |
| 作者： | 林素甘 |
| 日期： | 2012年10月 |
| 出處： | 圖書館學與資訊科學大辭典 |
辭書內容
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名詞解釋： 檔案保存年限區分表或稱「檔案保管期限表」（records retention schedules），大陸稱為「文件保管期限表」或「文書檔案保管期限表」，有時該文件亦被稱為綜合性檔案保存年限區分表（comprehensive records schedule）、清理區分表（disposal schedule）、保存區分表（retention schedule）或移轉區分表（transfer schedule）。檔案保存年限區分表（以下簡稱區分表）係指為一個機構、組織或行政單位的文書建立生命週期時間表，並授權其清理的一份文件。在該份文件內，該機構、組織或行政單位列舉各類文書檔案在其機關內之保存時間，及在保存期限屆滿後所應採取之清理動作，包括製成縮影資料、銷毀、繼續保存或將之移轉到文書中心或其他檔案機構，如國家檔案館等收藏。基本上，在區分表中，每一個文書檔案系列均會有一個對應的保存期限與清理行動，此為其最為重要的兩大元素，是檔案保存的重要依據。保存年限與其相對應的清理行動主要是來自對機關內部整體文書進行詳細的調查與評估後所形成的決定，亦即以鑑定方式確認機關需要文書檔案的程度，來決定各種文書檔案之保存年限及其相關的清理行動。此文件內容應要列舉機關內所有的文書檔案系列或類別，呈現包括適當的文書名稱、明確的保存期限、清理動作、清理決策授權單位，以及援用的法規等相關資料。基本上，利用區分表將可幫助機關：（1）辨識永久保存的文書檔案，並指示這些文書檔案應於何時轉移到相關的檔案機構；（2）辨識暫時性的文書檔案，並確認這些文書檔案何時可被銷毀；（3）詳細說明文書檔案在移轉或銷毀之前的保管安排；及（4）為銷毀文書檔案提供持續的授權基礎。 從應用範圍看，區分表可分為兩種類型，分別為共通性區分表（general schedules，或稱共通基準表）和機關區分表（agency schedules）。前者的制訂是以數個機關實際執行之相同性質業務為基礎，通常是由國家檔案館或中央主管機關負責制定，提供給各機關參考，因而執行該共通業務性質之機關皆可援用，例如我國檔案管理局已為各機關制訂政風、教育、主計、人事、地政、行政、戶政、法院、檢察、消防、衛生、警務、環境保護、稅務、議事、就業服務及道路養護等17類之檔案保存年限基準表，提供各機關制訂與這些業務有關之文書檔案的保存期限與清理方式時參考。而後者則以單一機構的文書檔案為基礎，通常是由國家檔案館或中央主管機關協助各機關制定，除可能援用共通性區分表的項目外，亦會列舉有與其他機關不同的文書檔案項目，因而其適用範圍為個別之單一機構。在我國各機關應就其主管業務，依據「機關檔案保存年限及銷毀辦法」、「機關共通性檔案保存年限基準」及其他法令規定，或參考檔案管理局訂定之「機關檔案保存年限區分參考表」，編製檔案保存年限區分表，將檔案區分為永久保存與30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年等不同年限之定期保存期限。檔案管理局（民99）。機關檔案管理作業手冊。臺北市：檔案管理局。Bellardo, L. & Bellardo, L. L. (Eds.). (1992). A Glossary of archivists, manuscript curators, and records managers. Chicago: Society of American Archivists.Kennedy, J. & Schauder, C. (1998). Records management: A Guide to corporate record keeping (2nd ed.). Melbourne: Addison Wesley Longman. |
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參考資料： 檔案管理局（民99）。機關檔案管理作業手冊。臺北市：檔案管理局。Bellardo, L. & Bellardo, L. L. (Eds.). (1992). A Glossary of archivists, manuscript curators, and records managers. Chicago: Society of American Archivists.Kennedy, J. & Schauder, C. (1998). Records management: A Guide to corporate record keeping (2nd ed.). Melbourne: Addison Wesley Longman. |
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| 資料來源： | 國家教育研究院_檔案保存年限區分表 |
| 授權資訊： | 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出 |
貓頭鷹博士