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必備欄
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必備欄指建檔時必須具備之欄位。建檔前必須先針對資料的特性及功能需求，設定若干欄位，制定一套標準的建檔規格，然後遵循共同認定的輸入標準，著錄完整而一致的資料。若所處理的資料內容龐雜，形態不一，那麼檔案結構就要務求廣泛而周延，極富彈性。未必所有的欄位均需逐一著錄，每一筆紀錄所包含的欄位隨著錄規則及其實際需要而定。但無論處理的是何種資料，必備欄均為不可省略的基礎欄位。
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欄
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遮攔用的東西。如：「欄杆」、「柵欄」、「護欄」。
畜養牛、羊等家畜的處所。如：「牛欄」、「豬欄」。
張貼告示文件的地方。如：「布告欄」。
書刊報章依內容、性質所劃分的版面。如：「專欄」、「廣告欄」。
表格中依性質所劃分的部分。如：「備註欄」、「薪資欄」、「性別欄」。
一種欄架。賽跑中供跨越的體育器材。如：「高欄」、「跨欄運動」。
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備
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完整無缺的。如：「完備」、「齊備」、「兼備」、「求全責備」、「關懷備至」。
事先為可能發生的狀況作處理。如：「準備」、「預備」、「戒備」、「備車」、「備忘」、「有備無患」。
設施、裝置。如：「裝備」、「設備」、「配備」、「軍備」。
盡、皆，充分的意思。如：「備嘗辛苦」、「備受矚目」。
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必
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一定。如：「必定」、「必然」、「必成」、「必要」、「必修」。
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必備
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必須具備。如：「急救箱是每個家庭不可或缺的必備用品。」《清史稿．卷五○七．疇人列傳二．羅士琳列傳》：「大旨皆以加、減、乘、除、開方、帶分六例為問，每門必備此例，略簡易而詳繁難，尤於自來算書所無者，必設二問以明之。」
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貓頭鷹博士