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正式溝通 - 教育百科
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國家教育研究院辭書
基本資料
| 英文： | Formal Communication |
| 作者： | 黃昆輝 |
| 日期： | 2000年12月 |
| 出處： | 教育大辭書 |
辭書內容
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名詞解釋： 正式溝通是指在正式組織中所產生的溝通活動。亦即正式組織中的成員，依循法定權責管道，所作有計畫之訊息流通的歷程。巴納德(Chester I. Barnard)稱這種溝通管道為「溝通系統」(communication system)。 正式溝通依據訊息流通的方向，一般可分為下行溝通、上行溝通及平行溝通三種。謝文全認為正式溝通管道雖有下行、上行及平行三種之分，但有些管道卻兼具三者於一身，如局務會議或校務會議既可做下行管道，亦可做上行及平行管道，而公告欄屬下行管道，意見箱屬上行管道，協調會報屬平行管道。一個管道如只能做為單向溝通，稱為單向管道；如能做雙向溝通之用，稱為雙向管道；一般說來，雙向管道對溝通較有利。 由於組織中下行、上行和平行溝通的順利運作，使得組織能上下貫通，左右聯繫，亦即使得組織的分工而合作成為可能。所以巴納德曾說：「溝通的一項主要目標，就是在協調組織之各單位、各成員。」同樣的，馬區(James G. March)和西蒙(Herbert A. Simon)亦認為：一個組織能否維持複雜且高度相互依存的活動，須視其能否掌握協調所必需的溝通而定。也就是說，組織中的溝通效果愈大，協調彼此依存的活動能力也就愈強。 上述正式溝通功能的有效發揮，係受到組織結構的影響。組織結構可以增進或抑制正式溝通訊息的流通，因此欲促進溝通系統的運作，則應注意下列三個原則： 其一、就集權化程度而言，組織過於集權或分權皆不相宜，權力應依事務之性質而作逐層的授權，溝通訊息才會適當有效。 其二、就組織型態而言，型態過於高聳或扁平均不合適，組織的層次不宜太多，亦不應過少。否則溝通系統的運作不是訊息流通的時間較多，時效較差；就是意見太多，困擾滋生。 其三、就溝通科技水準而言，組織的資訊科技機具，應盡力設法多以更新充實，使訊息的處理更加確當而迅速。 除上述注重適當組織結構以發揮高度溝通功能之外，巴納德特別強調掌握下列溝通運作原則：(1)確定各成員的職位和權責，並公布周知，使全體成員確知溝通的管道；(2)明定部屬和主管之間的溝通關係，使溝通管道能正式化和穩定化；(3)溝通路線應盡可能直接而簡短，以便提高速度而減少錯誤的發生；(4)溝通路線應循權力層級依序進行，不可跳越，以免造成溝通衝突、誤解及損害權力體系之現象；(5)作為溝通的中心人物如主任祕書、各單位主管，應具有勝任的能力，必要時可請幕僚人員加以協助；(6)在工作進行中，溝通路線不能被打斷，萬一負責人因故不能視事時，應有人代理；(7)欲發動溝通之成員，應確實查驗所欲溝通之事，是否確屬本身職權之分內事。 |
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| 資料來源： | 國家教育研究院_正式溝通 |
| 授權資訊： | 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出 |
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