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::: 正式溝通 - 教育百科
國家教育研究院辭書
基本資料
英文: Formal Communication
作者: 黃昆輝
日期: 2000年12月
出處: 教育大辭書
辭書內容
名詞解釋:
  正式溝通是指在正式組織中所產生的溝通活動。亦即正式組織中的成員,依循法定權責管道,所作有計畫之訊息流通的歷程。巴納德(Chester I. Barnard)稱這種溝通管道為「溝通系統」(communication system)。
  正式溝通依據訊息流通的方向,一般可分為下行溝通、上行溝通及平行溝通三種。謝文全認為正式溝通管道雖有下行、上行及平行三種之分,但有些管道卻兼具三者於一身,如局務會議或校務會議既可做下行管道,亦可做上行及平行管道,而公告欄屬下行管道,意見箱屬上行管道,協調會報屬平行管道。一個管道如只能做為單向溝通,稱為單向管道;如能做雙向溝通之用,稱為雙向管道;一般說來,雙向管道對溝通較有利。
  由於組織中下行、上行和平行溝通的順利運作,使得組織能上下貫通,左右聯繫,亦即使得組織的分工而合作成為可能。所以巴納德曾說:「溝通的一項主要目標,就是在協調組織之各單位、各成員。」同樣的,馬區(James G. March)和西蒙(Herbert A. Simon)亦認為:一個組織能否維持複雜且高度相互依存的活動,須視其能否掌握協調所必需的溝通而定。也就是說,組織中的溝通效果愈大,協調彼此依存的活動能力也就愈強。
  上述正式溝通功能的有效發揮,係受到組織結構的影響。組織結構可以增進或抑制正式溝通訊息的流通,因此欲促進溝通系統的運作,則應注意下列三個原則:
  其一、就集權化程度而言,組織過於集權或分權皆不相宜,權力應依事務之性質而作逐層的授權,溝通訊息才會適當有效。
  其二、就組織型態而言,型態過於高聳或扁平均不合適,組織的層次不宜太多,亦不應過少。否則溝通系統的運作不是訊息流通的時間較多,時效較差;就是意見太多,困擾滋生。
  其三、就溝通科技水準而言,組織的資訊科技機具,應盡力設法多以更新充實,使訊息的處理更加確當而迅速。
  除上述注重適當組織結構以發揮高度溝通功能之外,巴納德特別強調掌握下列溝通運作原則:(1)確定各成員的職位和權責,並公布周知,使全體成員確知溝通的管道;(2)明定部屬和主管之間的溝通關係,使溝通管道能正式化和穩定化;(3)溝通路線應盡可能直接而簡短,以便提高速度而減少錯誤的發生;(4)溝通路線應循權力層級依序進行,不可跳越,以免造成溝通衝突、誤解及損害權力體系之現象;(5)作為溝通的中心人物如主任祕書、各單位主管,應具有勝任的能力,必要時可請幕僚人員加以協助;(6)在工作進行中,溝通路線不能被打斷,萬一負責人因故不能視事時,應有人代理;(7)欲發動溝通之成員,應確實查驗所欲溝通之事,是否確屬本身職權之分內事。
資料來源: 國家教育研究院_正式溝通
授權資訊: 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出
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2014年
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