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::: 副本收存制度 - 教育百科
國家教育研究院辭書
基本資料
作者: 詠仁
日期: 1995年12月
出處: 圖書館學與資訊科學大辭典
辭書內容
名詞解釋:
  副本收存制度又稱副本制度,即將文件正本的複製件收藏保管以備查考之用。在印刷術不發達的古代社會,副本是照正本由手工抄寫而成,故又稱抄本。現代大量印刷的文件,已無正本、副本之分。與正本相同的副本,多用於抄送或傳閱、參考、備查等。
  中國的副本制度歷史久遠。據文獻記載,西周時期已經建立副本制度。〔周禮卷5.春官.天府〕:「天府,掌祖廟之守藏與其禁令……凡官府鄉州及都鄙之治中,受而藏之。」又〔周禮卷9.秋官.司寇〕:「凡邦之大盟約,蒞其盟書,而登之於天府。大史、內史、司會及六官皆受其貳而藏之」。「司民,掌登萬民之數…‥及三年,大比,以萬民之數詔司寇,司寇及孟冬祀司民之日,獻其數於王,王拜受之,登於天府。內史、司會、冢宰貳之,以贊王治」。西周的副本制度,對我國歷代的檔案保管產生了深遠的影響。
  唐王朝為實施均田制和租庸調制,規定地方機關「每一歲一造新帳,三年一造戶籍」(〔唐會要卷3.戶部〕),要求一式三分,逐級上報,分別保存於縣、川、尚書省,以備查閱。玄宗天寶年間又規定:「天下籍造四本,京師、東京、尚書省、戶部各儲一本」(〔唐會要卷85.籍帳〕)。另外,唐代作為銓選、任用官吏依據的甲歷檔案也有多種副本。開始在尚書省吏部及中書、門下省的甲庫內各存一本。德宗建中元年(西元780年)規定,三庫之外,又增一副本存於內庫,以防萬一。
  宋王朝規定,地方官府的戶籍檔案,「縣每歲具帳四本,一本留縣架閣,三本連黏保明,限二月十五日以前到州;州驗實畢,具帳連黏,管下縣帳三本,一本留本州架閣,三本限三月終到運轉司;本司驗實畢,具都帳二本,連黏州縣帳一本留本司架閣,一本限六月終到尚書戶部」。(〔慶元條法事類〕卷17)關於訴訟刑名的公文,亦照此法,最後送尚書省刑部一分收存。
  明代的戶口冊籍稱為冊。明王朝規定,黃冊每10年編造一次,每次編造4本。其中3本分存於布政司、府、縣,因用青色封面,稱為青冊;一本送中央戶部收存,因用黃色封面,故稱黃冊。為保存黃冊,明王朝專門在南京建造了後湖黃冊庫,據〔後湖誌〕載,至萬曆30年(西元1602年),有庫房667間,收存黃冊1,530,000多冊。
  清朝的副本制度較以往歷代王朝更加完備。雍正7年(西元1729年),鑒於吏部大堂失火致使大量被焚,特降諭者:「嗣後內閣本章及各衙門檔案,皆於正本之外立一副本,另行收儲」(〔大清會典事例〕卷14)。還規定,各省督撫題奏事件,嗣後一併交內閣,然後內閣將其用墨筆批錄後存儲於皇史宬之東西兩廂。另外,各衙門普遍實行檔案匯抄制度,也形成了多種副本,例如軍機處所擬諭旨,由值日章京逐日逐條抄在簿冊之上,每月一冊,名曰「現月檔」;再將現月檔按季匯抄成冊,以季命名為「春季檔」、「夏季檔」、「秋季檔」、「冬季檔」,總稱為「四季檔」。軍機處還按問題或事件匯抄成各種專檔,如「巡幸檔」、「剿捕檔」、「西藏檔」等。又如軍機處在定期修繕檔案過程中也形成多種副本。〔光緒會典卷三〕:「凡清字漢字之檔,歲久則繕,清字檔每屆五年,漢字檔每屆三年,均由軍機大臣奏明另繕一分,並原檔一同存儲,以備闕失。」清王朝為保存大量副本,曾在紫禁城內太和門東廡建副本庫。
  副本制度的形成與發展,對方便統治者查考利用以及保證檔案的完整和廣為流傳,具有重要的歷史意義。
資料來源: 國家教育研究院_副本收存制度
授權資訊: 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出
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