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::: 時間管理 - 教育百科
國家教育研究院辭書
基本資料
英文: Time Management
作者: 黃昆輝
日期: 2000年12月
出處: 教育大辭書
辭書內容
名詞解釋:
  「時間管理」係指有效利用時間的一些原理原則或技術。教育行政人員如能善用這些原理原則或技術,將可在較短的時間內,做出較多的事,而且做得更有效果。
  現代人生活忙碌,能否善用時間,往往是一個人一生成就的關鍵。就教育行政人員而言,更要做好時間管理的工作。這是因為教育行政人員肩負領導教學、服務教學的責任,如果他們能夠做好時間管理,必能忙中取靜、行事有條不紊,進而提高辦學績效,達成教育目標。
  由於時間管理的重要性,也由於這一方面研究結果的日益增多,時間管理已經成為教育行政的一個重要研究領域。茲綜合歸納研究結果,提出下列十五個時間管理的原則:
  1.整理好辦公桌:必須經常整理報紙、雜誌、書籍、留言單、自黏便條、公文以及其他各式各樣的紙張文件。該丟則丟;該轉送他人則轉送他人;該歸檔則歸檔。否則坐在辦公桌上,每天對著成堆的書籍和文件,不是無法立即找到所需要的資料,就是不容易分辨各項事務的輕重緩急,以至猶豫不決,在瑣事上浪費了寶貴的時光和精力。
  2.活用檔案:檔案可以協助建立系統化的資訊,幫助分類、整理、吸收與運用大批的書籍和資料,對時間管理有很大的助益。因此,我們不僅在工作上要使用檔案管理,更要在私人生活上借重檔案的功能。例如證件、收據、信函、名片、剪報、讀書筆記等均應分類歸檔,以減少日後檢索的時間。
  3.善用大事表和日曆:「大事表」可以紀錄所有未完成工作與進行中計畫的清單。「日曆」則可以紀錄每日會議和約會時間、重點工作、書信電話聯絡對象以及零星待辦事宜等。不論是大事表和日曆都可以提醒我們及時完成工作任務,不致錯漏任何一件事。當然為了區別經辦事務的重要性,我們可以使用不同的符號或色筆加以註明。其次在完成大事表中的一項工作時,不妨享受把它從表中畫掉的樂趣。不要只在旁邊打個「×」,拿一枝筆紅,從頭畫到尾,當更有成就感。
  4.建立工作的優先順序:每日應將待辦工作列出優先處理的順序,以便急其所急,緩其所緩。在各種待辦工作當中,緊急事件應當最優先予以處理,但不可因優先處理緊急事件而延誤了重要事件。其次,重要事件應優先於不重要事件。只有等到緊急事件和重要事件都依序處理完畢時,再按部就班處理不重要事件。
  5.集中處理瑣事和例行公事:在教育行政工作上,通常瑣事和例行公事會紛至沓來,在不知不覺之中,一天就已過去,結果重要的工作卻仍絲毫未動。為了避免浪費光陰,教育行政人員可以在處理重要工作的空檔中,撥出一段時間來集中處理這些瑣事和例行公事。這樣不但可以省時,而且又可以在一段時間內一次完成許多工作,何樂而不為呢?
  6.善用時間紀錄表格:為確保教育行政人員的大部分時間運用於重要的工作,可借助下列兩項表格:「使用時間紀錄表」和「使用時間分析表」。使用時間紀錄表,可用於詳細紀錄某一段時間(如一日或一週)內,行政人員所實際進行的每一項工作及其使用時間。使用時間分析表則可整理比較在某一項工作上,所計畫使用時間和實際使用時間的差距。比較結果自然可以做為檢討改進的依據,務期使行政人員的有限時間,作最有效的運用。
  7.今日事,今日畢:既然定好了每日行事曆,就應該如期完成,絕不做「拖拉機」。如果我們不能如期完成,則事情會愈積愈多,進而工作壓力跟著加大,而生產力和創造力卻跟著日漸枯竭。如此一來,被拖延的工作,很可能不是草率了事,就是永遠無法完成。
  8.充分授權和分層負責:授權不但可以使行政人員減少工作負擔,而且也可以培養部屬的歷練和工作能力,所以對組織十分有利,值得行政人員加以採行。行政人員不但應該避免獨裁獨斷,而且應當切記「授權是擴大權力基礎的良方」、「權力像滾雪球一樣,會愈滾愈大」。
  9.掌握每日的高峰期:選擇一天當中身心狀況最佳、能力最強的時刻,來處理最具困難度和重要性的工作,是最符合善用時間的觀念。對於少數人士而言,一天之中工作效率最高的時刻是在午後或黃昏;但是對於大多數的人而言,其每日的高峰期係在清晨或上午。高峰期在什麼時候並不重要,重要的是必須先確實了解自己的高峰期,然後把一天之中最有價值的時刻,花在刀口上,必能事半功倍。
  10.減少開會的次數和長度:不必要、準備不週、冗長的會議,既浪費時間,又影響工作情緒,所以能免則免。在決定會議之前,應先行考慮能否以其他方式替代,例如非正式的談話、函件和電話聯繫等。如果不行,也可以考慮由別人代替出席的可能性。再不行,則務必在開會之前,事先知悉開會的目的和議題,並做充分的準備。在開會時,議程宜簡潔流暢並有明確的結果或決議。開會結束後,應確實執行決議並加以追蹤考核。
  11.善用進餐時間:在進餐的同時,如果能與上司洽談公務,與同事共同規劃合作事項,與部屬策勵未來,或是與社會人士交際往來,都可發揮「一個時間,二個效果」的功用。現代工商社會所流行的 「早餐會報」、「商業午餐」、「晚餐會議」等,都是為節省時間所創造出來的產物。
  12.改變閱讀方式:為吸取新知或處理相關業務,教育行政人員常需閱讀成堆的報章雜誌、期刊和學校內部報告。在收到這些資訊時,行政人員可先行迅速瀏覽一遍,然後圈選或剪下有待細讀的資料。對於需要馬上細讀的資料,可以立即處理;對於不需要馬上細讀的資料,可以集中在下列時間一齊閱讀:忙碌工作後的小憩時間、下班後在家休息時間、其他不便從事工作的時間,如旅行、通車、候機等。
  13.避免尖峰時刻:如果能夠彈性上下班,不妨選擇交通不擁擠的時候出門。雖然有時必須早起趕上班,但是卻可以提早下班,避開上下班的交通尖峰期。同樣的,用餐時間、購物時間、到銀行辦事時間等,皆應盡量避免尖峰時刻,以減少排隊時間的浪費。
  14.外出洽公,保持密切聯繫:教育行政人員如果必須長時間外出洽公,為避免堆積公事,可以在出差時,利用快捷郵件、電話、傳真機、電腦連線等,以處理例行事務或通知部屬做必要的決定。
  15.養成思考習慣:教育行政人員在繁忙中很容易因迷失自己,而肇致忙雖忙,卻忙得沒有頭緒、沒有意義或沒有價值。因此,行政人員最好每天留有一段時間,冷靜檢討一天事務的利弊得失,並為明天的工作事項,做一個周延的思考和策畫。所謂 「定、靜、安、慮、得」,便是這個道理。
資料來源: 國家教育研究院_時間管理
授權資訊: 資料採「 創用CC-姓名標示- 禁止改作 臺灣3.0版授權條款」釋出
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2014年
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